Quelques bonnes pratiques pour mener les projets communautaires inter-entreprises
Travailler en commun, partager les expertises et les savoir-faire, savoir décider et tenir ses engagements, ces bonnes pratiques ne s’exercent pas qu’au niveau des classiques groupes de travail intra-entreprises, elles sont également nécessaires lorsque plusieurs entreprises se rapprochent pour traiter conjointement un même sujet. Et les styles de management qui peuvent alors s’opposer créent de vraies difficultés pour avancer efficacement.
Dans mon expérience professionnelle j’ai été confronté à plusieurs situations d’entreprises dont une partie de l’activité était soumise à une sorte de gouvernance collégiale, ou dont certains projets étaient pilotés par des instances communes rassemblant des managers d’entreprises différentes. Ces situations se rencontrent lorsque plusieurs entreprises créent une communauté d’intérêt, plus ou moins formalisée, pour attaquer un marché, développer un outil, mutualiser des moyens, etc.
Ce mode de fonctionnement qui peut paraître naturel sur le papier et répondre à une logique stratégique indiscutable doit souvent faire face à des difficultés, des oppositions, des dysfonctionnements qui freinent son efficacité. L’instance commune, qui incarne au plan opérationnel la communauté ainsi formée, est souvent confrontée aux écueils suivants :
- Tous les participants n’ont pas la même vision stratégique, les positionnements respectifs, la répartition des missions entre les acteurs ne sont pas stabilisés ou partagés.
- Les participants n’ont pas tous le même niveau de délégation pour engager leur entreprise, ou ils n’ont pas le même degré de connaissance, de préparation ou d’expertise des dossiers pour pouvoir décider sereinement.
- Tous les participants n’adhèrent pas au projet avec la même conviction, avec la même transparence, et des postures individuelles viennent parasiter le bon fonctionnement, les intérêts individuels prennent le pas sur l’intérêt collectif.
- Le périmètre d’intervention et le champ de compétence de l’instance commune de travail ne sont pas bien définis.
- L’information ne circule pas et les décisions prises ne sont pas répercutées dans chaque entreprise ce qui freine l’avancement des travaux
Les problèmes naissent ainsi souvent soit d’un manque de clarté dans les objectifs stratégiques et opérationnels, soit d’un déficit dans les règles d’animation et de gouvernance de l’instance.
On peut résoudre un grand nombre de ces problèmes en renforçant le cadre structurant dans lequel les travaux sont menés. Quelques mesures relativement simples dans leur mise en œuvre mais fortes dans leurs effets sont possibles :
- Rédiger une charte d’engagement pour fédérer et garantir les bonnes pratiques
- Formaliser les objectifs et les missions des instances communes (fiches synoptiques)
- Préciser les résultats attendus et les échéances
- Mettre en place un dispositif d’information pour répercuter les décisions et valoriser les résultats concrets
- Respecter les règles d’animation et de fonctionnement de l’instance (planning, ordre du jour, compte rendus, relevés de décisions, dossiers préparatoires)
